Asistente Administrativo

• Supervisar las actividades relacionadas con los servicios generales, tal como limpieza y mantenimiento de bienes inmuebles en general, verificando que se cumplan con las disposiciones establecidas para contribuir al desarrollo y buena imagen de las áreas de la organización.
• Gestionar con oportunidad los recursos materiales necesarios para cumplir con las funciones y actividades asignadas, así como impulsar una cultura de optimización y adecuado uso de dichos recursos.
• Realizar seguimiento y control de los gastos administrativos para los diferentes sectores asignados.
• Atención al cliente externo e interno en actividades administrativas para los sectores asignados.

• Asistir en el desarrollo de los programas y actividades del área.
• Participar en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
• Programar los mantenimientos preventivos y correctivos para los activos fijos de la compañía.
• Colaborar y apoyar el desarrollo e implementación del Programa de Gestión Integral de Residuos Sólidos en lo relacionado con reciclaje, reutilización, almacenamiento y/o reducción de residuos sólidos.
• Hacer visitas periódicas a las sedes asignadas diligenciando el formato de Check list donde se reportan las novedades y se debe hacer el seguimiento de cada hallazgo.
• Elaborar proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de arrendamientos y pago de alquileres, según corresponda.
• Ejercer un control efectivo del gasto de las instalaciones, así como desarrollar iniciativas de optimización de costes relacionada con la gestión de estos activos (energía, consumo de agua, subcontrataciones mantenimiento, etc.).
• Recibir y tramitar la solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones.
• Apoyar los proyectos corporativos y velar por su eficiente implementación.
• Apoyar en la elaboración de presupuestos de los proyectos.
• Asegurar la participación en las auditorias tanto internas como externas.
• Control y negociaciones con proveedores para ticket de vuelos, hoteles y transporte terrestre.
• Realización de cotizaciones y coordinación de vuelos, hoteles y transporte terrestre.
• Planificación y gestión de logística de viajes locales y extranjeros.
• Reporte, control y emisión de boletos aéreos, reservas de hotel y transporte terrestre.
• Elaboración y control de itinerarios de viaje.
• Responder, hacer y trasladar las llamadas necesarias que ingresen a la planta telefónica.
• Coordinar la recepción de visitas y documentos de proveedores, clientes internos y/o externos.
• Encargado de la eficiencia de mensajería interna
• Realización guías para envió de documentos locales e internacionales.
• Brindar apoyo logístico en actividades especiales de los sectores de la compañía.
• Control del correo manejo de información correo corporativo (SGS Guatemala)

SGS